文档权限管理/分享文档

1. 概述

1.1 功能概述

文档权限管理/分享文档功能旨在确保文档在共享和协作过程中的安全性和可控性。通过精细化的权限设置，用户可以精确控制用户角色对文档的权限，从而保护敏感信息并促进高效协作。

• 普通用户：可将文档分享至自己所属的角色。

• 系统管理员：可将文档分享给系统中的任意组织或角色。

• 组织管理员：可将所管辖组织内的文档分享至当前组织及其所有子组织。

• 分享后，该角色或组织内的所有用户均可查看此文档。

1.2 权限类别

在分享文档时，您可以灵活设置分享权限，包括只读权限、读写权限或完全控制权限。针对报表的分享权限设置更为精细，除了常规的文档权限设置外，还可以对报表的导出和打印功能进行单独控制，以满足不同场景下的安全和管理需求。

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注意

1. 系统管理员或组织管理员可以在系统后台管理从根源上开启/关闭用户共享文档的权限，详见权限说明。

2. 启用草稿与审批功能后，仅经过审批的文档可被分享。

接下来，我们以分享仪表板作为示例进行操作步骤的介绍。

2. 操作步骤

2.1 前提条件

1. 用户权限管理：完成用户权限管理的后，即可开启文档分享操作。

2.2 操作步骤

步骤一：选择文档并打开文档基本信息

1. 文档门户选择某个文档后，单击右上角的基本信息图标进入详情页面。

• 列表模式，进入文档详情：

  
  

• 卡片模式，进入文档详情：

  
  

步骤二：进入访问权限页面

1. 进入文档详情页面，单击访问权限的编辑按钮，进入分享管理页面。

   
   

步骤三：设置分享角色

1. 勾选想要分享的角色，选择只读、读写或完全控制文档，最后单击保存即可。当所属角色较多，可通过顶部的搜索框来搜索需要分享的角色。

   
   

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   提示

   • 在文档分享面板中，将列举出当前登录用户所属的角色和组织。

   • 普通用户可将自己创建的文档，或者他人已 “完全控制” 权限分享给自己的文档，分享至当前登录组织以及全局组织中自己所属的角色，但 “每个人” 角色除外。

   • 系统按组织/角色进行文档权限的分配，当分享给了一个组织/角色，所有拥有该组织/角色的用户均可拥有该文档的访问权限。

   • 需要注意的是，在分享文档时，组织与子组织之间的分享权限相互独立。当您将文档分享给某个组织时，并不意味着该文档会自动分享到其子组织。若要分享给子组织，需在操作过程中单独勾选相应的子组织。

   • 若收回文档的“完全控制权限，其引用文档的分享权限需手动收回。

   • 以读写或完全控制权限分享文档时，需同时将直接引用的依赖文档以“只读”权限共享。否则，其他用户将无法编辑该文档。

     
     

步骤四：保存

1. 设置完成后，点击保存按钮保存权限。

   
   

步骤五：查看权限

1. 在文档门户中，选择刚才完成权限设置的文档，进入其基本信息的详情界面。查看“访问权限” 一栏的分享列表。此刻，所有用户登录系统后，都能查看到被分享的这份文档。不过，他们仅具有查看权限，暂时无法对文档进行编辑操作。

   
   

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提示

若希望被分享者能够编辑文档，需以"读写"权限分享文档，并同时分享引用的文档。

3. 其他

3.1 调整文档权限

1. 文档门户选择某个文档后，单击右上角的基本信息图标进入详情页面。

2. 进入文档详情页面，单击访问权限的编辑按钮，进入分享管理页面。

3. 勾选角色，设置权限，单击保存，即可调整文档权限。

3.2 取消文档权限

1. 文档门户选择某个文档后，单击右上角的基本信息图标进入详情页面。

2. 进入文档详情页面，单击访问权限的编辑按钮，进入分享管理页面。

3. 将所有被分享角色前的复选框勾选掉，单击保存，即可取消该文档的分享。