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Wyn 文档管理系统提供了一系列强大的功能,包括文档命名、描述编辑、缩略图更换、移动端显示优化、文档隐藏、分类管理、权限设置、工具栏选项、缓存配置以及依赖文档管理,旨在帮助用户高效地组织、管理和共享文档。
当您在实际使用中需要运用这些功能时,可以参考本节内容。
在文档预览区域右上角,单击基本信息按钮后进入详情页面。
在“基本信息”选项卡,即可看到文档的基本信息,包括文档名称、文档描述以及文档缩略图等。
接下来,我们将逐一详细介绍每个功能的具体用途和操作方法。
在“基本信息”选项卡中,定位到“名称”项,此处展示文档的名称,并允许您对其进行重命名。此外,您可以根据不同的语言环境设置文档名称的本地化显示,详见文档名称本地化指南。
在“基本信息”选项卡中,定位到“文档描述”项,点击输入框即可自定义添加或编辑文档描述,帮助您更详细地说明文档内容。
在“基本信息”选项卡中,定位到“文档缩略图”项,缩略图用于在卡片模式下展示文档。
更换缩略图:点击当前缩略图即可打开文件夹,选择新的图片进行替换,使文档在列表中更加直观和易于识别。
删除缩略图:将鼠标悬停在缩略图上,右上角会显示“移除缩略图”按钮,点击即可删除当前缩略图,恢复默认显示。
展示文档的创建和更新相关信息。
更新时间:显示文档最后一次被修改的时间。
更新者:显示最后一次更新文档的用户。
创建时间:显示文档最初创建的时间。
创建者:显示创建文档的用户。
在“基本信息”选项卡中,定位到“移动端显示”项,您可以设置该文档是否在手机端显示。如果选择隐藏,该文档在手机端查看站点时将不会显示,方便您根据需求灵活管理文档的可见性。
在实际使用中,有时不需要将所有文档都显示出来。
例如,在分享主报表和子报表时,您可能希望对方仅能看到主报表,并能在主报表中跳转和运行子报表,而不希望对方单独运行子报表。此时,您可以将子报表分享给对方,并启用子报表的“在文档门户中隐藏”功能,将其隐藏起来。分享文档后,在详情面板中点击“在文档门户中隐藏”开关,将其设置为“是”,即可实现这一需求。这样,您可以更灵活地控制文档的可见性,确保信息的安全和有效传递。
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为了防止误操作将文档隐藏,该设置项可由管理员隐藏起来。
隐藏之后,将不显示该设置项。详见门户外观设置。
在“基本信息”选项卡中,定位到“文档分类”项,查看当前文档所属分类文件夹,有关分类目录的更多介绍,详见文档分类。
在“基本信息”选项卡中,定位到“访问权限”项,您可以在分享文档时设置不同的权限级别,如只读、读写或完全控制,详见文档权限管理(分享文档)。这样,您可以根据需要灵活地管理用户对文档的访问和操作权限,确保文档的安全性和协作效率。
在“基本信息”选项卡中,定位到“过滤试图”项,该属性只针对报表,可以查看文档已有过滤试图。有关过滤试图的更多介绍,详见过滤试图。
复制URL:复制该视图的URL,复制后可以使用链接打开对应的报表试图。
编辑过滤试图权限:为已设置访问权限的用户配置该视图的权限,如只读、读写或完全控制,确保他们能够根据其角色和需求访问相应的内容。
在“基本信息”选项卡中,定位到“工具栏选项/按钮”项,该属性只针对报表,可以定制报表的工具栏按钮。详见编辑报表工具栏选项/按钮。
比如某张报表仅需要显示翻页按钮,如下图所示:
在“基本信息”选项卡中,定位到“缓存”项,用于设置仪表板或报表的缓存功能。
对于仪表板,仅使用直连模型时可进行缓存设置。开启后可配置缓存间隔的时间。开启缓存后,进行预览时可直接读取缓存数据,大大提高系统性能。
对于报表使用缓存功能的介绍,请见使用报表缓存。
在“基本信息”选项卡中,定位到“依赖文档”项,用于展示当前文档直接引用的文档或数据源。
例如,如果当前文档是仪表板或报表,系统会显示仪表板中引用的数据集、模型等,但不会进一步展示数据集或模型所依赖的其他数据源。
如果当前文档是数据集,系统则会显示该数据集直接引用的数据源。
通过此功能,您可以清晰地了解文档的依赖关系,便于更好地管理和维护文档及其相关资源。