由西往东（上海）- 发票申请、金税、SAP B1联动系统

“使用活字格企业级低代码开发平台构建的业务系统能够帮助客户节省劳动力和费用，能够帮助销售助力、财务部在应收和开票工作时间上减少60%，同时能够降低错误率，减少快递寄送发票，节省费用。”

——由西往东（上海）贸易有限公司 宣可达

项目背景

零售批发企业在面对小微客户时通常需要每月对账后开具发票，然后再由财务在ERP系统中核销已交货未开票的订单。全面引入了电子发票之后，能够减少重复琐碎且没有技术含量的工作。同时，电子发票可以以电子邮件的形式发送给客户，减少因快递寄送发票所带来的运输费用。除此之外，通过这种工作模式能够帮助负责应收的销售助理节省时间并提升效率，也能够帮助公司对企业内部的主数据进行整理和优化，具体表现在：

1、将客户信息、开票信息进行梳理，输入CRM并同步到ERP中。

2、将现有的物料分类规则精细化，以满足不同税目的需要。

以上改善对于财务来说，能够有效减少重复劳动，加快整个O2C的流程，为下一步会计凭证无纸化对应（《会计档案管理办法》）做准备。

系统功能介绍

发票申请、金税、SAP B1联动系统能够与ERP、开票系统、金税接口、企业微信接口、短信接口、邮件进行整合，通过在线发票申请，发票审批、发票管理功能，为使用者提供更便捷的操作方式，具体功能如下：

发票申请

当使用者需要进行开票时，可以在系统中进行发票申请。点击右上【主菜单】->【销售-应收发票】->【金税】->【发票申请】进行在线申请即可。

（在线发票申请）

添加开票流程

简单的流程示意如下图所示：

（添加开票流程示意图）

具体的操作方法如下：

在主界面，点击【添加记录】，如下图所示：

（添加记录示意图）

在详情页面内输入客户编号或者客户名称关键字，点击【查找】。

（添加基础信息）

在客户选择框中，通过不同搜索条件组合，选中要开票的客户。

（添加客户至发票管理记录）

注意：如果该用户没有在SAP中维护开票信息，开票信息锁定按钮是不勾选的。可以通过修改相关信息进行调整。需要特别说明的一点是开票信息只是从SAP开票信息中进行复制，在此界面修改发票信息并不会影响SAP的开票数据，如果是长期使用，可以在SAP中进行相应的维护。

（调整发票信息）

选择开票类型和交货记录，点击【复制从交货数据】后，交货数据列表中，选择交货/退货记录。

（发票在线生成）

返回界面，发票明细及SAP单据引用明细就会出现。在此请注意，对于物料号完全一致的行系统对其进行自动汇总。

（发票及SAP单据引用明细管理）

点击【添加】，数据保持之后就会回到系统的主界面，在发起流程审批之前可以点击【发票预览】进行在线预览。

（发票在线预览）

当发票填写且确认无误后，可以提交财务进行审核。当审批流程启动之后，发起人将不能再进行修改。如果审批人拒绝，则需要重新启动审批流程。

审批流程

当财务审批提交之后，财务人员会在企业微信中获得一个通知，当系统登录之后就可以查看对应的流程。当审批被同意之后，流程状态会变成【等待开票】状态。

（在线审批）

当财务同意之后，纸质发票信息会传递到开票信息到开票系统，开票完成之后，发票号码会回传到开票流程界面。电子发票信息会自动调用接口，并以选择的传递方式传递给最终客户。同时，发票号码会回写到开票流程的详情页，如下图所示：

（发票号码回传）

与此同时，SAP会生成对应的应收发票和应收贷项凭证。其中，交货生产应收发票，退货生成应收贷项凭证。

（SAP自动生成应收发票和应收贷项凭证）

对应的SAP应收发票会记录发票号码，如下所示：

（SAP系统记录发票号码）

开票流程管理

通过【开票流程管理】模块能够直观的了解到目前已开票的记录，包含流程号、CA号、客户名称、发票类型、发票状态，并且能够通过更改和查看进行票据信息的修改与查看。

（开票流程管理）

使用者可以通过关键字搜索功能对系统已有的发票记录进行搜索和查找。

（票据记录搜索）

同时也可以通过列头的快速筛选功能进行筛选及排序。

（票据记录筛选）

活字格价值

相关项目负责人表示：

作为公司数字化转型的开胃菜，使用低代码技术快速创建了边缘ERP用户的界面，对接了不同的技术栈的系统，打破系统间部门的“烟囱”。